روابط عمومی آغازی بر پایان یک نشست
دستور جلسه مشخص و همه برای تبادل نظر پیرامون موضوع واحد دور هم جمع شده اند، رئیس پس از خیر مقدم، موضوع جلسه را اعلام می کند.
احمد جعفری ندوشن”اعضاء آماده شنیدن صحبت های دیگران و ارائه نظرات و پیشنهادت خود در مورد موضوع پیشنهادی پس از سخنرانی بالاترین مقام حاضر در جلسه هستند.
سخنران اصلی با رهنمودهای خود، مسیر حرکت را نشان می دهد و همه به نوعی در بحث مشارکت می کنند. اگر چه مطالب متنوع و گاهی انتقاد یا پیشنهادی مطرح و ارائه می شود؛ اما همه برای پیگیری موضوع جلسه و نتیجه گیری آن اتفاق نظر دارند.
تبادل نظر پس از گذشت دو ساعت پایان می یابد و تصمیماتی اتخاذ می شود ؛ حجم عظیمی از اطلاعات ارائه شده در این جلسه، نیازمنداطلاع رسانی به مخاطبان و کسانی که فعالیت های آن دستگاه را رصد می کنند می باشد.
روابط عمومی دستگاه متولی برگزاری جلسه، جدای از سایر فعالیت ها، این مسئولیت را بر دوش می کشد و با یادداشت برداری مباحث و رویدادهای آن، سعی در انعکاس خوب آن دارد.
از آنجایی که این گونه نشست ها معمولا با ارائه گزارش کارهای انجام شده در مورد یک موضوع و تصمیم گیری برای امور آتی شکل می گیرد، خبر خیزی در این جمع اجتناب ناپذیر است، و در حرفه روابط عمومی، استخراج اطلاعات قابل انتشار، از بین انبوه حرف ها و تبادل نظرها یک کار طاقت فرساست.
جدای از ثبت تصاویر، یادداشت برداری مطالب، توجه و دقت نظر به مسایل صحنه ای و امور مرتبط، از جمله فعالیت های اساسی روابط عمومی پس از پایان نشست، انعکاس آن به رسانه ها و مطبوعات است و به عبارت دیگر با پایان جلسه، کار او شروع می شود.
اوست که از میان هزاران سخن، مطالب مورد علاقه و مورد نیاز دستگاه، جامعه و مخاطبان خود را بازتاب می دهد و در صورت نیاز باید برای حرف های نگفته و یا نشنیده، از اطلاعات و داشته های خود مایه بگذارد و یا از منبع خبر، مطلب تکمیلی را درخواست کند تا مخاطبان قضاوت خوبی داشته باشند.
اوست که در برابر مخاطبان پاسخگوی تک تک کلمات و جملات بازتاب یافته در رسانه ها است و اوست که اثرات خوب خبر را به دیگران هدیه می دهد و حرف و حدیث هایش را به جان می خرد.
اوست که روزها و شاید هفته ها ذهن خود را به بحث های مطرح شده مشغول می کند تا شاید بتواند از پس این تفکر، راهکاری اساسی برای تجزیه و تحلیل بحث ها پیدا کند که برای دستگاه و مخاطبانش مفید باشد.
و اوست که با وجود دهها مسئولیت و فعالیت دیگر، به نقش مهم اطلاع رسانی توجه ویژه دارد و حاصل زحمات چندین ساعته اش در چند سطر و چند دقیقه خلاصه می شود؛ اما گاهی ممکن است این تلاش ها مورد غفلت قرار گیرد.
در عصر ارتباطات و تبادل اطلاعات، روابط عمومی می نویسد تا رسالت خود را در قبال دستگاه و از سویی جامعه، مردم و مخاطبان به خوبی انجام داده باشد؛ اما انتظار دارد تا به نقش و جایگاهش بیشتر توجه شود.
تولید محتوا، جمع بندی و تجزیه و تحلیل مسایل در این گونه نشست ها از خلاقیت های کار روابط عمومی است و این بخش با اطلاع از مباحث گذشته نشست ها و تصمیمات قبلی، از به ثمر رسیدن یا تصمیم گیری مدیران برای رفع مشکلات جامعه خبر می دهد.
مسوولان روابط عمومی دستگاههای اجرایی باید در کنار رسانه ها، رویدادهای یک نشست را منعکس کنند و از طرفی با مطلع کردن مدیران از درخواست ها و سئوالات خبرنگاران، آمادگی ذهنی برای مصاحبه ها و گفتگوهای احتمالی بعد از نشست نیز فراهم نمایند.
به اعتقاد صاحب نظران، مدیر کارآمد روابط عمومی، بهترین و موثرترین فرد در حوزه اطلاع رسانی فعالیت دستگاه متبوع خود تلقی می شود.
به نظر آنها اگر انعکاس واقعیت ها و توجه به خواسته ها و نیازهای مخاطبان و مردم، وجه مشترک شیوه اطلاع رسانی رسانه ها و روابط عمومی ها تلقی کنیم؛ باید تفاوت هایی که در این زمینه وجود دارد نادیده بگیریم تا به این ترتیب ارتباط این دو نهاد تقویت شود.
نکته قابل تامل اینکه نگرش مثبت به مقوله روابط عمومی و توجه به نقش و جایگاه تاثیر گذار آن در حرکت و پیشرفت مجموعه از اهمیت خاصی برخوردار و نیازمند توجه بیشتر است.
دیدگاهتان را بنویسید